Selecteer een pagina

Conceptverslag ALV 21 maart 2018

1ste CONCEPT VAN HET VERSLAG VAN DE ALGEMENE LEDENVERGADERING op 21 maart 2018 in het kanohuis aan de Machineweg te Alphen aan den Rijn

  1. Opening
    Om 20.09 uur opent de voorzitter, Jan Hordijk, de vergadering. De aanwezigen worden van harte welkom geheten.
  2. Vaststelling agenda, mededelingen en berichten van verhindering.
    De agenda wordt onveranderd vastgesteld. Bijzonderheden: geen. Verhinderd met kennisgeving is: Evert Groeneveld
  3. Vaststelling van het verslag van de algemene ledenvergadering van 10 mei 2017,
    Het verslag wordt onveranderd vastgesteld. In deze vergadering heeft op een aantal punten het bestuur toegezegd op die onderwerpen terug te komen. De onderwerpen worden hier behandeld:

    • De prijzen van de bar
      Het voorstel van Marja Rutgers was om deze te verhogen ten gunste van de clubfinanciën.
      Het bestuur is van mening dat de bar er is voor de leden en daarvoor aantrekkelijk moet zijn. Bovendien zijn de omzetten dermate laag dat de prijsverhogingen fors zouden moeten zijn om zoden aan de dijk te zetten.
    • Fleurige clubboten
      Het voorstel van Henk Snaterse jaarlijks wat fleurige boten aan te schaffen om aantrekkelijker te worden bij de jeugd
      Het bestuur vind dat elke euro maar één keer uitgegeven kan worden en dat er de keus ligt tussen aantrekkelijkheid voor (toekomstige) jeugd en bijvoorbeeld de polo of slalom.
    • Vervoersregeling
      De opmerking van Mieke Wolthuizen dat de vervoersregeling in sommige gevallen, zoals bij inzet van een busje op een buitenlandse tocht, nauwelijks de kosten dekt.
      Het bestuur deelt die mening en heeft als gevolg daarvan de km-prijs van de regeling verhoogd (met € 0,05) en onderstreept de afspraak dat bij bijzonder vervoer van te voren andere afspraken kunnen worden gemaakt met de nadruk dat die dus voorafgaand aan de rit gemaakt moeten zijn.

  4. Vaststelling Jaarverslagen 2017,
    De jaarverslagen staan in de Peddelsteun nr, 233. De jaarverslagen worden zonder verdere opmerkingen goedgekeurd.
  5. Financieel Jaarverslag 2017.
    Het vorige jaar is afgesloten met een positief saldo, dat echter kleiner is dan de vergoeding van Holland Rijnland. Het resultaat is negatief indien geen rekening wordt gehouden met de bijzondere baten van het onderhoud van de kanoroutes van Holland Rijnland. Dit was de aanleiding om de contributieverhoging door te zetten. In 2017 zijn er een aantal onvoorziene kosten geweest, zoals voor de Peddelsteun, externe marketing en de parkeerplaats. Bovendien zijn er geen inkomsten geweest van het schoolvaren. Voor de bouw van de trailerstalling is op dit moment al € 900,- uitgegeven. Het verslag wordt zonder verdere opmerkingen goedgekeurd.
  6. Verslag kascontrolecommissie over het boekjaar 2016.
    De controle is uitgevoerd door Toon van der Hooren en Albert van Diemen. Toon brengt rapport uit. De commissie heeft de boeken in orde bevonden en adviseert de vergadering het bestuur décharge te verlenen.
    De vergadering stemt in met het advies van de commissie.
  7. Bestuursverkiezing
    Aftredend en herkiesbaar is Frans Rijven. Aftredend en niet herkiesbaar is Ries de Graaf. Er hebben zich geen tegenkandidaten gemeld en de benoeming van Frans Rijven wordt goedgekeurd.
    Ries neemt geen zitting meer in het bestuur maar blijft wel de barcommissie leiden. Verantwoordelijke voor de bar in het bestuur wordt Frans Rijven. Bij het werven van vrijwilligers voor de bemanning van commissies heeft het bestuur geconstateerd dat het verplicht vergaderen in het bestuur als een last wordt ervaren. Daarom heeft het bestuur besloten de band tussen commissies en bestuur losser te maken en de verplichte vergadertijd te verlagen. De vergaderfrequentie van het bestuur blijft dezelfde (maandelijks)  maar om de maand zal alleen het dagelijks bestuur in vergadering bij elkaar komen.
    Ries wordt hartelijk bedankt voor zijn inzet in het bestuur.
  8. Benoeming kascontrolecommissie.
    De nieuwe kascontrolecommissie gaat bestaan  uit Albert van Diemen en Chris Bothof. Eerste reserve staat Mieke Wolthuizen.
  9. Begroting 2018
    De begroting 2018 komt zonder winst of verlies uit, waarbij geen rekening is gehouden met de bijzondere baten van de kanoroutes, mede dankzij de contributie verhoging. Opgemerkt moet worden dat in 2018 geen afschrijving op het kanohuis zal plaatsvinden aangezien de schuld is afbetaald en er geen fiscale argumenten zijn voor de afschrijving. Het uitgespaarde bedrag wordt aan de voorziening “Groot onderhoud” toegevoegd omdat we hogere onderhoudskosten voorzien.
    Hans Parmentier merkt op dat er nog steeds kosten voor de Peddelsteun worden begroot, terwijl tegenwoordig toch een nieuwsbrief wordt gebruikt.
    Jan Hordijk antwoordt dat de Peddelsteun inderdaad wordt afgebouwd maar dat hij voorlopig blijft bestaan en we nog niet besloten hebben of we in de toekomst nog andere vormen van drukwerk gaan uitgeven.
  10. Jaarplannen 2017 en beleidsplannen 2017-2021
    De jaarplannen worden doorlopen.

    • De jeugdcommissie.
      Deze bestaat in de praktijk niet. Er zullen pogingen worden gedaan de jeugd te boeien voor polo- dan wel slalomvaren. Voor een jeugdcommissie ontbreekt de bemanning.
    • De bouwcommissie
      Wim Dieho zal over een paar maanden gaan starten met de bouw van de trailerstalling.
    • De PR commissie
      Er zullen dit jaar geen open dagen worden gehouden gezien de slechte opkomst vorig jaar. Dit jaar gaat Jan Hordijk samen met Tom Reijchard elke woensdagavond om 19:00 uur geïnteresseerden opvangen.
      Voor de werving van de broodnodige nieuwe leden zullen we veel aanwezig zijn bij de verenigingenmarkt bij de Baronie en natuurlijk bij de Waterrecreatiedag in Woubrugge. 
      De jaar- en beleidsplannen 2017-2021 worden door de vergadering goedgekeurd.
  11.  Rondvraag
    Mieke Wolthuizen vraagt wat de prijs is als een lid een dag of een dagdeel een kano van de vereniging wil gebruiken voor een familielid of bekende.
    Als het gebruik bedoeld is om iemand voor het kanoën te interesseren voor een mogelijk lidmaatschap dan worden er vanzelfsprekend geen kosten in rekening gebracht. Als de kano gebruikt wordt om zo maar een keer met iemand te gaan varen dan wordt er een bedrag in rekening gebracht. In een komende Nieuwsbrief zal het tarief bekend gemaakt worden.
    Ria Smit zegt blij te zijn met de vele actieve leden die gebruik maken van de kleedkamers, maar zij zou graag zien dat dan ook de spullen worden meegenomen, zodat na elke vaardag de kleedkamers leeg zijn. Op dit moment is de berg van “vergeten” spullen al weer fors aan het groeien.
    Ries de Graaf zegt in dat verband dat hij bijvoorbeeld een helm heeft achtergelaten vrij voor het gebruik en bezit door de leden. Er zouden dus twee bergen moeten worden aangelegd. Een voor de vergeten spullen en een voor de vrij te gebruiken spullen.
    Het bestuur gaat daar op toezien.
  12. sluiting
    De voorzitter sluit de vergadering om 20:39 en dankt alle aanwezigen voor hun inbreng.